Архівний документ
Архі́вний докуме́нт — документ будь-якого виду (на будь-якому носієві інформації, створений будь-де і коли, будь-якої форми власності на нього), котрий припинив виконувати функції, заради яких був створений фізичними чи юридичними особами під час їх діяльності, але з огляду на його історичну, наукову, культурну цінність зберігається в архіві або підлягає архівному зберіганню.
Характеристика
В архівному законодавстві розглядається як об’єкт рухомого майна. В українському архівознавстві поняття «архівний документ» не тотожне поняттю «документ Національного архівного фонду» (архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою та який підлягає державному обліку і зберіганню).
Складниками словосполучення є два терміноелементи, перший з яких несе видову ознаку (архівний), а другий – родову (документ). Документ із різних позицій досліджують різні дисципліни: документознавство, археографія, бібліотекознавство, бібліографія, дипломатика, джерелознавство, книгознавство, палеографія, текстологія тощо. Важливими для архівної науки й практики якісними характеристиками поняття «документ» є іманентно притаманні йому оперативність та ретроспективність. Документи зберігають оперативні властивості впродовж різного часу (залежно від мети, з якою вони були створені, й цінності для утворювача) і водночас здатні набувати з втратою оперативного значення нових якостей історичного джерела, пам’ятки історії та культури, внаслідок чого змінюють місце зберігання на архіви за умови їхньої наукової або культурної цінності.
В архівній науці дискутивним є питання про момент набуття документом якості архівного. Залежно від ролі й цінності документа увиразнюються стадії функціонування, на кожній з яких існує зв’язок між його зумовленою користю і цінністю, формами і місцем зберігання. Такий поділ ґрунтується на особливостях діловодних систем та принципах організації архівної справи в різних країнах. Згідно з найпоширенішим поглядом, життєвий цикл документа має три стадії:
1) документ, серед основних функцій якого — управлінська, функція регулятора відносин у суспільстві й державі (близько 5 років);
2) документ, що припинив виконання функцій, заради яких його було створено, проте він ще не використовується як історичне джерело (близько 10 років);
3) документ — історичне джерело, мнемонічна функція якого зумовлює вічне зберігання (І. Перотен).
При цьому життєвий цикл документа розгортається на двох етапах:
1) до експертизи цінності документів; 2) після експертизи цінності документів (М. Кайа, Ш. Кечкеметі).
Забезпечення збереженості документальної спадщини передбачає розгляд інформації архівного документа в комплексі з матеріальною основою, організацією заходів щодо зберігання документів для підтримання фізико-хімічних характеристик їхніх носіїв та інформації, запобігання втратам документів.
Додатково
На зв’язку між «організацією архівів та живою документацією установи» наголошував оціолог Поль Отле (Бельгія) у праці «Документація» («De la Documentacion», 1923), виокремлюючи стадію поточних документів, стадію архівів закінчених справ, стадію архівосховищ. «Життя документа» він розглядав як цикл від «народження» до «загибелі на аутодафе» (втрати актуальності, знищення або подальшого передавання на архівне зберігання), вважаючи окремими фазами життя періоди завершення діловодством справ та виокремлення документа до знищення і висуваючи вимогу належної організації документів у поточних архівах з метою мінімізації зусиль архівістів щодо їх упорядкування в «кінцевих» архівах.
Архівіст Е. Казанова (Італія) в праці «Архівістика»( 1928) виокремив «живі» (такі, що діють) і «мертві» (такі, що відійшли в історію) документи.
Поняття «життєвого циклу» документа запроваджене до наукового обігу 1940 Ф. Бруксом (США), розвинуте в працях вченого з Аргентини М. Вазкуеса «Відбір документів» (1982) та «Дослідження життєвого циклу документа» (1987), архівістів К. Кутура та Ж.-І. Руссо (Канада) «Життя документів: архіви і управління документами», архівознавця Е. Лодоліні (Італія) «Принципи і проблеми архівознавства» (1984), вченого М. Сакуяма (Японія) «Життєвий цикл документа» (1995) та ін.
Теорія «життєвого циклу» документів тісно пов’язана з теорією «трьох віків (стадій)» архіву, обґрунтованою в працях вченого Теодора Р. Шелленберга (США) та архівіста і архівознавця Іва Перотена (Франція). Основна ідея цієї теорії полягає у відповідальності архівістів за зберігання архівних документів як на стадії оперативного функціонування існування (поточні архіви), так і на стадії зберігання в архівах установ та архівних установах. Теорію трьох стадій життя архівів визнають у різних країнах Північної Америки, Європи, Африки. У США розрізняють документи «активні» (papers), «напівактивні» (records), «неактивні» (archives); в Європі та деяких країнах Африки послуговуються поняттям поточних («живих») архівів, проміжних та остаточних (les arhives courantes ou vivantes, les archives intermédiairies, les archives definitives) тощо.
Три вікові групи архівів першим виокремив 1956 Т. Шелленберг у праці «Сучасні архівині принципи і методи» («Modern Archival Principles and Techniques»). Момент набуття документами якості «архівних» Т. Шелленберг пов’язував із їх цінністю. Він зазначав, що документи стають архівними, якщо вони створені або зібрані з метою здійснення певних завдань, і, крім того, є важливими для досягнення цілей, відмінних від тих, для яких їх було створено. Як активна фаза життя архівного документа розглядався період, коли документи використовуються в у поточній діяльності та для прийняття рішень; період, коли документ використовується нерегулярно, але ще має значення для адміністративних, правових або податкових потреб – як напівактивна фаза. Зі втратою адміністративної цінності, але збереженням тимчасової або постійної історичної цінності, наставала неактивна фаза. Для ілюстрації процесів, пов’язаних із відбором документів для архівного зберігання, вчений використав промовисту метафору: чітко організована оцінка дозволяє відправляти частину документів на знищення (в «пекло»), другу частину – на постійне зберігання (в «рай»), третю – в проміжне сховище («лімбо»). На тісному зв’язку організації архівних документів із організацією діловодства в установі-утворювачі та обов’язковому відборі завершених діловодством документів для архівного зберігання компетентними працівниками ґрунтувалася теорія оцінки Т. Шелленберга, його визначення первинної і вторинної цінності. Первинна цінність важлива для установ, у діяльності яких утворено документи, і пов’язана з тим значенням, яке документ мав для поточних, оперативних потреб його утворювачів; вторинна цінність відображає важливість документа для інших установ і майбутніх дослідників їхньої діяльності. Момент набуття документами вторинної цінності вчений відносив до часу виходу їх із активної стадії.
Література
- Otle P. Manuel de la Documentation Administrative: Principes Generaux. Bruxelles, 1923. 95 p.;
- Отле П. Руководство к администрированию. М.: Изд-во НК РКИ СРСР, 1924. 85 с.;
- Schellenberg T. The appraisal of modern public records // Bulletin of National Archives. 1956. № 8. 48 p.;
- Perotin Y. L’administration et les «trois ages» des archives // Seine-et-Paris. № 20. 1961, Octobre. P. 1–4;
- Илизаров Б. С. Роль документальных памятников в общественном развитии: Теоретические вопросы использования архивных документов: учеб. пособие. М., 1987. 88 с.;
- Матяш І. «Лідер архівного світу»: Теодор Рузвельт Шелленберг та його внесок у розвиток архівної науки у США// Вісник Львівського ун-ту. Серія книгозн. бібліот. та інф. технол. 2014. Вип. 8. С. 238–255;
- Левченко Л. Архіви і архівна справа Сполучених Штатів Америки: історія та організація. Миколаїв: Іліон, 2013. С. 569–572.
Автор ВУЕ
Покликання на цю статтю: Матяш І. Б. Архівний документ // Велика українська енциклопедія. URL: https://vue.gov.ua/Архівний документ (дата звернення: 8.05.2024).
Статус гасла: Оприлюднено
Оприлюднено: 31.03.2020
Важливо!
Ворог не зупиняється у гібридній війні і постійно атакує наш інформаційний простір фейками.
Ми закликаємо послуговуватися інформацією лише з офіційних сторінок органів влади.
Збережіть собі офіційні сторінки Національної поліції України та обласних управлінь поліції, аби оперативно отримувати правдиву інформацію.
Отримуйте інформацію тільки з офіційних сайтів
Офіс Президента України
Верховна Рада України
Кабінет Міністрів України
Служба безпеки України
Міністерство оборони України
Міністерство внутрішніх справ України
Національна поліція України
